股东备忘录格式

㈠ “备忘录”的写作格式

1、忘录书端（Header）：书端是写在备忘录开头的压缩信息。情况不同，书端的格式可能不同，但是通常应采用下面这种格式。Date: January 24, 2005To: F. PrefectFrom: A. DentSubject: My Suggested Revisions to the Local Demolition Schele日期：2005年1月24日致： F. 普里费科特自： A. 邓特由：关于地方拆除计划的建议修订案日期：要采用正式的全部拼写。在有些国家，12/01/98是指1998年12月1日，而在其他国家却是1998年1月12日。致和自：通常，省去诸如教授或先生这类头衔。自：后面写你名字的首字母大写，然后接你的姓。事由：要具体。备忘录目的（Purpose）：阐明写作原因。采用回答记者问题的方式，回答：who，what，when，where and why。二、样题：Directions:You are an active member of the student newspaper. The newspaper is currently looking for a journalist for the summer semester. Write a memo that will appear in the newspaper next week describing the position available.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.范文：Date: Octobor 10, 2005To: All studentsFrom: A. ButtleSubject: Journalist Position Available for the Summer SemesterThe student newspaper is currently looking for a journalist for the summer semester. Applicants should currently be studying at the university, and should preferably have at least two years'' writing experience.The successful applicant will be expected to write two articles every week on happenings in the city and on campus. The position will commence at the end of May and will last through to the end of August. The salary for the position is negotiable and will be based on experience. If you are interested, please send your resume to the campus newspaper office.译文：日期：2005年10月10日致： 全体学生自： A. 巴特尔事由：夏季学期记者招聘 给你几个模拟题：模拟题一：You are organizing a movie night in your dormitory. Write a memo to be posted on the bulletin board inviting your fellow students to join in on the fun. Your memo should describe when and where the movie will be shown and should ask for suggestions on appropriate movies.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.模拟题二：Your best friend is moving to another city this year. You want to hold a going away dinner in his honor. Write a memo to your mutual friends stating the reason for the celebration, and the time and locale of the party.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2

㈡ 备忘录的记录格式应该怎么写

备忘录在公文函件中,它的等级是比较低的,主要用来提醒、督促对方,或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。

它的内容可以分为以下几项：书端(Heading); 收文人的姓名、头衔、地址(Addressee’s Name,Title,Address)； 称呼(Salutation)。

事因(Subject)； 正文(Body) ； 结束语(Complimentary Close)； 署名(Signature)。

范文如下图：

(2)股东备忘录格式扩展阅读：

备忘录谈判双方共同记载有关谈判内容的书面文件，对双方当事人都有法律约束力。在项目谈判或者合同谈判、履行过程中，为解决某些方面的问题，当事人要进行多次的谈判，为了了解谈判的进程，需要通过书面的形式把双方讨论的问题明确下来，以便于在下一次谈判时参考。

有的备忘录还具有可执行的效力，这样的备忘录往往是合同的组成部分或者债权债务的依据。备忘录的主要内容包括：第一，备忘录形成经过：第二，双方讨论的主要问题；第三，形成共识的问题；第四，存在分歧的问题；第五，各方的责任；第六，双方当事人的签字。

制作备忘录的基本要求是：第一，简明扼要地写明备忘录形成的时间、地点、参加人、讨论的主题等基本情况；第二，对于形成共识的问题要求写明是什么问题、怎么处理此问题、谁对此问题负责、负何种责任等情况；第三，对于分歧问题也要写明双方不同观点及理由。

㈢ 急急急！谁知道备忘录的格式怎么写在线等答案。不胜感激~~~

备忘录

一、概述

备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下几项：

书端(Heading);

收文人的姓名、头衔、地址(Addressee’s Name, Title, Address)；

称呼(Salutation)；

事因(Subject)；

正文(Body) ；

结束语(Complimentary Close)；

署名(Signature)。

二、注意事项

书端部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的相同。收文人(或收文单位)的姓名、头衔、地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。

称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用 Dear Sir， 对政府官员可用 Sir。

“事因”一项目前采用得较少。它可放在称呼语之前，也可放在其后，前面可加 Re或Docket, Subject。如果此项写在称呼语之前，多从左边的顶格写起；若放在称呼语之后，一般写在信笺正中。它多采用不完整的句子，只需很少几个词，甚至一个词，目的在于使收文人对文中的主要内容一目了然，便于及时处理。

正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。

三、举例

例1

Directions: Write a memoranm of about 100 words to the student service department and ask them to fix a telephone for each dormitory.

MEMO

August 16,2004

To:The leader of student service department

From: Li Ming

Subject:Telephone

Dear Sir,

I would like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory. As a university student, we need to cope with the daily increasing communications with teachers, friends and people outside the campus.

We need a telephone to get and send message, which is important for us. Though most of us have mobile phones and e-mail address, a telephone in the dormitory is after all the most convenient and cheapest tool of communication. I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.

Regards.

Yours，

Li Ming

*“remind”一词用法比较多，可以在后面直接接人或宾格，如“提醒我”译为please remind me.如果提醒某人某事则用remind somebody of something ，也可以在后面加从句，即“remind sb that”，remind还有一个意思为“使想起”同样用remind…of…的结构，应注意与提醒某事区分。

例2

Directions:You are supposed to write a Memorandom of about 100 words to the leader of the supply section to borrow one more microscope for your biological experiment. It should include:

1) Why you need the microscope.

2) When you need it.

MEMO

August 12,2004

To: Mr. Gates, leader of the supply section

From:Li Ming of the biological laboratory

Subject:Microscope

Dear Sir,

I’m a student of biology department and we are badly in need of an extra microscope in order to improve our experimental work.

Our experiment will start on Friday, so please issue a microscope to us as soon as possible so that we can prepare better for the experiment.

With kind regards.

Yours sincerely,

Li Ming

*这是一封备忘录，在写备忘录的时侯，一定要注意它的格式，尤其要在开头写清楚是谁写给谁来备忘的，用From: To：两个单词即可。文中的“badly”是“非常的，迫切的”意思。短语“in order to”同下句的“so that”意思是一样的即：为了，目的是。不同的是前者后接动词原型而后者常跟目的状语从句 ，类似的短语还有“in order that”，用法与“so that”相同。

例3

Directions: If you are the teacher of the students’ Counseloris office: P: steelpes, and you have received a letter for requesting for paid ecation leave from a student. Write him a memo to reply him including details:

1) The result of his requirement.

2) The reason for rejecting.

3)some suggestions

You should write about 100 words.

To: Records Section

From: P/ Steelpes, Career Planning

Subject: Request for Paid Ecation Leave

Date: May 22, 2004

In response to your request for one year of paid ecation leave to take a degree in English literature, I have to inform you that we cannot authorize this leave.

While we appreciate your desire to improve your knowledge, we feel that English literature is not directly related to your present position and to the goals of this organization.

I am aware of your great interest in literature, and I would like to point out that you could gain advantage to apply for leave without pay.

If you need another information on the above, do not hesitate to keep touch with me at any time.

P. Steels

* 首先要注意本篇备忘录的格式很标准。然后注意这个备忘录的个别词的用法，譬如：be aware of 注意到、当心的意思，point out 指出，request for 要求，in response to 反馈。

例4

Directions: You are a supervisor of a big company. The chief of operations wants to adopt the“punch-in”system to increase proctivity. Write a memo to talk about this:

1) Does the “punch-in”system benefit the company?

2) If the company doesn’t adopt it, what else can we do to increase proctivity.

You should write about 100 words.

To. David Green, Chief of Operations

From: Tony. Party , Supervisor

Subject: Comments on the “Punch-in” System

Date: March. 22, 2004

This is further to your memo dated March. 20, 2004, in which you proposed that employees adopt the “punch-in” system.

I fully agree with you that we must increase proctivity. As far as your proposal that if the “punch-in” system is adopted, we would have a tighter control over the employees is concerned. However, I don’t think so. I personally think that, to accomplish this, we should give the employees more incentives to work faster. I feel that if we ( the supervisors) could meet with you , we could discuss different possiblilities to create such incentiveness.

Your consideration of this suggestion would be appreciated.

Tony Party

* 此篇是对一篇备忘录的回复。生产主管认为实行打孔考勤制度(“punch-in”system)，有利于增加生产效率。但督察却不这样认为。他认为“should give the employees more incentives to work faster”。

例5

Directions: You are a manager of administration office naming Vera. M. Bradford. The board of directors have decided to anew the Fitness Center. Write a memo to tell all the employees that:

1) How long will this project be last for?

2) Welcome the employees to provide suggestions.

You should write about 100 words.

To: Every Employees

From: Brian Aponte

Date: November 18, 2004

Subject: Fitness Center

The board of directors approved the idea for anew Fitness Center at its meeting yesterday.

Work on the Fitness Center will begin right now and should be completed within 90 days. An employee representative from each division will be appointed to determine the type of equipment and programs that will be made available.

We are happy to be able to provide a facility that will contribute to the physical fitness of all our employees. Your representative on the task force will contact you soon for your suggestions about activities and equipment.

Brian Aponte

Administration Office, Manager

* 这是一篇关于公司修建健身中心的备忘录。备忘录中说健身中心工作马上开始而且“completed within 90 days”。而且希望各部门代表与主办部门联系，征求关于活动和设备的意见。

㈣ 合同备忘录有统一的格式吗

签订和履行国际贸易合同应注意的问题：

• 签约前的准备工作
• 市场可行性调查
在每笔交易之前，都应当对交易的可行性进行调查，尤其是在做原来没有做过的产品出口之前，更应当进行市场调查。
调查的主要项目包括：
• 地理、气候、居民消费习惯
• 例如：中国某公司向西欧出口花生，但需途径红海海峡等赤道地区，但并未采取特别冷藏，货物到港后发现全部变质。
• 又如：许多国家有各种各样的禁忌，如果不了解，有可能造成退货。
• 进口国政府管制情况
• 例如：向伊拉克出口货物需经联合国颁发许可
• 例如：向正在对中国征收反倾销税的国家出口
• 市场饱和及竞争程度
• 交易成本估算
• 例如：向中东或南美某些国家出口货物，光使馆认证有时就需要数千元
以上这些项目属于商业范畴，大家对此更有研究，勿需多讲。

2 、客户资信调查
• “眼见”不一定“为实”
• 例如：有个公司在交易前曾经亲自前往客户当地考察，发现对方办公场所在高级写字楼，董事长是中国使馆的座上宾，经营网点和加工厂区规模宏大。但交易后对方一直拖欠货款，经我处进行调查发现：客户的董事长的确很有实力，但与中方签约的却是其在交易前刚刚设立的一个注册资金规模非常小的企业，根据法律，中方无法向该董事长的其他企业主张权利，只能起诉跟他签约的企业，使中方的货款收回没有任何保障。
• “名头大”不一定“实力强”
• 世界各国的公司法律体制千差万别，不要被对方的“名头”所迷惑，例如：在美国，注册一个带“国际”字头的公司并不比注册一家杂货店更麻烦。
• 另外，在有些国家，注册资金 1000 万跟注册资金 1 万元区别不大，无须全部认缴到位，注册时也不一定交纳很多的注册费。
• 还有，实力弱的子公司以实力较强的母公司的名义进行业务，但发生纠纷却无法追究母公司责任。
• “打草”未必“惊蛇”
• 有些当事人在采取法律措施之前，害怕通过调查会使对方有所警觉，因此不愿意先调查后决定是否采取措施。但实际上，正规的调查机构的调查一方面不会透露委托人是谁，更不透露调查目的；另一方面，调查员更多的是通过其他相关渠道调查得到信息并汇总后出具报告的，不会引起被调查公司的注意。
• “都说好才是真的好”
• 在国际贸易活动中，如果只从一个渠道了解对手的资信状况，往往很难保证信息的准确性，尤其是通过对手故意透露给你的渠道。而通过正规的资信调查，则可以通过多种渠道了解该公司的情况。例如：某国外公司曾向中方提交过一份“在某银行有 7 位数美元存款”的资信证明，中方与该银行查核结果也确实如此。但经我处通过综合调查，发现对方根本就是一个皮包公司，其银行证明是通过欺骗手段得到的。我们的调查渠道一般有： 公司注册部门，法院诉讼记录，银行间往来记录，房产管理部门，财务统计部门，其主要客户，当地律师，电话登记部门等，只有各方面均反映良好，才能给予较高的授信额度。
• 我会在这方面的业务
• 国际经贸信息咨询
• 我会与世界各国的商会有一定的信息沟通渠道，可以了解国外市场情况，政策情况；
• 企业资信调查主要内容
• 企业概况
• 历史背景
• 股东及出资情况
• 管理人员情况
• 财务状况
• 银行往来
• 经营及客户情况
• 实地考察情况
• 其他重要信息
• 总体评述

3 ）调查类型：
• 与新客户交易前对其进行调查
• 交易后对客户进行当前情况调查
• 在决定采取什么法律措施之前进行调查
• 签订合同应注意的问题
• 选择适当的签订合同的方式
• 招投标方式签订合同
• 双方当面签署的正本合同
• 传真 / 电子邮件签署合同
• 定单 / 报价单 + 形式发票 / 确认函等
• 口头协议
• 尽量使合同条款明确规范，避免口头协议或简单协议。
• 如果对方提供格式合同，则应注意其相关条款。
• 合同存档管理
• 注意留存书面材料，传真纸不便保存
• 一事一卷，并按时间顺序归档
• 重要单据复印留卷
• 注意合同正面与背面的关系
• 当前存在的问题：目前，许多单位仍沿用七、八十年代的格式合同，分正反面。正面一般为商务条款，背面为一般条款，我们的格式合同的背面条款一般对我方有利，包括不可抗力、异议索赔、法律适用等条款。但在传真签署合同时，许多业务员出于费用和时间上的考虑，往往只传正面不传反面，造成我方很难利用背面条款保护自身利益。
• 处理方式：
• 签署正本合同
• 两面都传真并要求签字回传
• 明确“其他条款见背面”
• 改成单面合同
• 合同条款
• 合同的首部应填写完整
• 名称要写规范，不要出现笔误
其中包括中方和外方名称。
• 地址要写明，不能光写电话传真
否则，出现仲裁或诉讼时，不能送达文件，影响程序。
• 货物描述及规格要明确完整
• 规格、数量要写明，以免发生争议
• 交易前寄小样的，也尽量依规格成交，避免依样品成交。
• 若必须依样品成交的，则应封样留存，以备检验；
• 选择适当的价格术语
术语作用：确定责任、风险、费用的分担
常用术语： FOB CIF CFR

FOB 术语应注意的问题：
• 装船后，应及时通知买方，否则应承担责任。例如：中国某公司装货后没有及时通知买方，致使买方未能办理保险船已开航，后来在运输途中发生保险事故，买方遭受损失

CIF 术语应注意的问题：
• CIF 也是装运港交货，风险转移
• CIF 目的港要明确，以确定运费成本，否则会造成麻烦或者增加费用，例如：某中国公司与巴西某公司约定价格条款为“ CIF 玛瑙斯”，但办理运输时才发现玛瑙斯并非海港，而是巴西内陆河港，最终中方不得不按合同办理有关手续，并运到该河港，增加了大量费用。再如，美国有两个“波特兰港”，一个在东海岸，一个在西海岸，运费相差悬殊，在国际上类似情况很多。
• 慎重确定运输方式和装运期限
• 运输方式除与交易成本有关外，还与收汇风险有很大关系，一般来讲，空运方式对收汇风险较大，容易出现货款两空，因为空运单不是物权凭证，客户往往无须赎单后再提货。
• 装运期限一旦确定，应当严格遵守；若实在无法办到，则应与买方协商更改装船日期。
• 采取有保障的收汇方式
• 预付 对卖方最保险，但买方难以接受
• 银行信用证
• 银行信誉，比较保险
• 但是，信用证欺诈也是比较常见情形，涉及问题也较多，如果需要，将来可专门就信用证做专题讲座。
• 银行托收
• 属于一种商业信誉，无论是国内托收行，还是国外的代收行，都只是提供一种服务，而不承担第一付款责任。
• 要注意防止国外代收行与客户恶意串通的情形。我们就曾经处理过类似案件，客户指定代收行， D/P 即期付款条件，卖方通过中行把单据寄给买方指定的代收行，代收行在没有收到货款的情况下将单据放给客户提货。根据法律关系，中方与代收行没有合同关系，不能直接向国外银行主张权利；中方与国内银行属于委托代理关系，但国内银行也没有过错，其可以免责，因此，给对方客户以借机讨价还价的机会。
• 检验条款
• CIQ 检验
• 生产商自行检验
• 国外公正检验机构检验
• 买方检验（客检条款）
• 这涉及到将来一旦发生争议的举证责任，如约定 CIQ 检验作为最终确定货物质量依据，则一方拿出商检证后，其证据效力非常强。
• 尽量避免货到检验和买方检验条款，这样会给对方以质量瑕疵为借口拒付的机会。
• 仲裁条款
• 示范条款
凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，均应提交中国国际经济贸易仲裁委员会，按照申请仲裁时现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。
• 尽量写在正面
• 异议索赔条款
• 索赔受理范围：属于承运人或保险公司负责范围的索赔不予受理。
• 索赔依据：经双方同意的权威检验机构的检验报告索赔。
• 索赔期限：货到目的港后 30 日内
• 索赔方式：书面索赔
• 法律适用、文本及其他条款
• 履行国际贸易合同过程中应注意的问题
• 审核信用证和缮制单据
• 祛除“软条款”，如客检证明
• 信用证要求的特别声明，如法律管辖
• 单证一致、单单一致
• 备货、包装
• 买方指定原料供应商时，防止上当受骗
例如：美国某客商向国内某公司下服装定单，并指明要求使用某韩国公司布料，结果中方加工生产后，美国公司以某种借口取消合同。经我们调查发现，原来美国公司与该韩国公司串通，目的就是为其销售积压的布料。
• 国内收购货物出口的，装货前要查验
我们处理的国外质量索赔案件中，有为数不少的情况是国内供货商的产品的确有质量问题，而且装货时外贸公司业务员并不亲自到工厂监督装货，更不用说监督生产了。这样货物发出去后，引起外商索赔，不但造成损失，而且会丢失客户。因此，外贸公司一定要把好国内供货商这一关，尽量把问题解决在国内。
• 注意包装
在我们处理的质量索赔争议中，大概有 60% 是因为包装问题引起的，有的因为包装不好而限制在进口国销售（主要是食品类）；有的因为包装不好而使货物受损。因此，无论是自产货物，还是外购货物，均要高度注意产品包装问题。
• 处理好与货代、船公司的关系
• 与货代订立书面合同，减少口头协议
• 买方指定规模较小的船公司时，防止两者串通
• 船公司无单放货后，卖方向谁主张权利
• 向船公司索赔
• 向买方索赔
• 处理好与保险公司的关系
• 注意留存保险合同及单据
• 注意保险公司的特别声明
• 免责条款。
• 如何办理索赔手续。
• 如何应对买方提出的质量异议
• 不要轻易承诺和答复
例如：本来合同中订立买方索赔需提供卖方同意的检验机构的检验报告，但买方收到货物后来函提出有质量问题，并说明正由 XX 机构检验。业务员马上回函说：等检验结果出来后再做研究。这样等于双方协商变更了检验条款，在将来的仲裁中非常被动。
• 不要因为是老客户就不敢拒绝
• 按照异议索赔条款逐项对照外方索赔
不轻易答复并不是不及时答复，对于外方的索赔，首先是查找合同，逐项对照。
• 应及时咨询律师，尽早介入
• 如何应对买方拖欠货款
• 货到目的港后买方拒提货物，并提出无理要求
• 买方未结上批货物款，又要求继续发货的
• 以货物积压、质量瑕疵、交货迟延、资金不足、市场变动等借口拒付或拖延支付货款的
• 给予对方宽限时要签订备忘录或者书面协议，并且在还款协议中加上一些附加条款。如违约罚金条款，直接仲裁条款，担保条款等。
• 及早采取法律措施：敦促和协调、仲裁、诉讼
• 注意有关法律时效
• 买方向卖方提出质量异议时效 合同规定
• 向承运人提出书面异议的时效 提单规定
• 发生保险事故通知保险公司时效 保单规定
• 向承运人的损害赔偿请求权的诉讼时效 1 年
• 承运人赔偿后向第三人追偿的时效 90 天
• 国际贸易合同诉讼时效 4 年
• 向保险公司索赔的诉讼时效 2 年
• 诉讼时效的中断、中止

另外，在国际贸易合同中还应注意以下法律方面的条款：

①违约金条款：违约金条款第一不要遗漏，第二要全面，第三幅度可以高,但不要太高，因为太高导致条款无效，等于让裁判庭自己决定。

②商检条款：商检证书是买卖双方结算、计算关税、判断是非办理索赔的依据。合同应对检验标准、检验期限、凭封单检验还是凭现状检验，以及对标的物质量和数量提出异议和答复的期限做出明确规定，以免进口商拖延不决。

③不可抗力条款：最好在国际合同中尽量列举不可抗力的具体范围、证明条件、通知期限，这可以避免进口商找借口不付款。

④争议解决方式条款：由于国外执行难等许多原因，最好约定仲裁条款。条款表述要规范，不能模棱两可造成麻烦。如“凡因本合同所发生的一切争议，均提交中国国际经济贸易仲裁委员会按照其规则裁决。一裁终局，裁决对双方具有法律约束力”。

⑤法律适用条款：对我国不熟悉国际条约和外国法律的人士来说，应尽量争取适用中国法解决争议。

⑥合同文字及其效力条款：合同最好约定以哪种文字为准，尤其是买卖设备等内容复杂的合同。合同还可以约定合同生效的条件，如交付定金后生效等有利条款。

(7)防止侵犯外国专利权。因为目前我国出现较多此类纠纷，要注意避免侵权带来的收汇风险，对来样加工、设备出口等明确法律责任。

(8)可以规定“货物所有权保留”条款。在不影响正常贸易情况下，约定在进口方尚未付清全部货款之前，货物仍由出口商所有。