股東備忘錄格式

㈠ 「備忘錄」的寫作格式

1、忘錄書端（Header）：書端是寫在備忘錄開頭的壓縮信息。情況不同，書端的格式可能不同，但是通常應採用下面這種格式。Date: January 24, 2005To: F. PrefectFrom: A. DentSubject: My Suggested Revisions to the Local Demolition Schele日期：2005年1月24日致： F. 普里費科特自： A. 鄧特由：關於地方拆除計劃的建議修訂案日期：要採用正式的全部拼寫。在有些國家，12/01/98是指1998年12月1日，而在其他國家卻是1998年1月12日。致和自：通常，省去諸如教授或先生這類頭銜。自：後面寫你名字的首字母大寫，然後接你的姓。事由：要具體。備忘錄目的（Purpose）：闡明寫作原因。採用回答記者問題的方式，回答：who，what，when，where and why。二、樣題：Directions:You are an active member of the student newspaper. The newspaper is currently looking for a journalist for the summer semester. Write a memo that will appear in the newspaper next week describing the position available.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.範文：Date: Octobor 10, 2005To: All studentsFrom: A. ButtleSubject: Journalist Position Available for the Summer SemesterThe student newspaper is currently looking for a journalist for the summer semester. Applicants should currently be studying at the university, and should preferably have at least two years'' writing experience.The successful applicant will be expected to write two articles every week on happenings in the city and on campus. The position will commence at the end of May and will last through to the end of August. The salary for the position is negotiable and will be based on experience. If you are interested, please send your resume to the campus newspaper office.譯文：日期：2005年10月10日致： 全體學生自： A. 巴特爾事由：夏季學期記者招聘 給你幾個模擬題：模擬題一：You are organizing a movie night in your dormitory. Write a memo to be posted on the bulletin board inviting your fellow students to join in on the fun. Your memo should describe when and where the movie will be shown and should ask for suggestions on appropriate movies.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.模擬題二：Your best friend is moving to another city this year. You want to hold a going away dinner in his honor. Write a memo to your mutual friends stating the reason for the celebration, and the time and locale of the party.You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2

㈡ 備忘錄的記錄格式應該怎麼寫

備忘錄在公文函件中,它的等級是比較低的,主要用來提醒、督促對方,或就某個問題提出自己的意見或看法。在業務上，它一般用來補充正式文件的不足。

它的內容可以分為以下幾項：書端(Heading); 收文人的姓名、頭銜、地址(Addressee』s Name,Title,Address)； 稱呼(Salutation)。

事因(Subject)； 正文(Body) ； 結束語(Complimentary Close)； 署名(Signature)。

範文如下圖：

(2)股東備忘錄格式擴展閱讀：

備忘錄談判雙方共同記載有關談判內容的書面文件，對雙方當事人都有法律約束力。在項目談判或者合同談判、履行過程中，為解決某些方面的問題，當事人要進行多次的談判，為了了解談判的進程，需要通過書面的形式把雙方討論的問題明確下來，以便於在下一次談判時參考。

有的備忘錄還具有可執行的效力，這樣的備忘錄往往是合同的組成部分或者債權債務的依據。備忘錄的主要內容包括：第一，備忘錄形成經過：第二，雙方討論的主要問題；第三，形成共識的問題；第四，存在分歧的問題；第五，各方的責任；第六，雙方當事人的簽字。

製作備忘錄的基本要求是：第一，簡明扼要地寫明備忘錄形成的時間、地點、參加人、討論的主題等基本情況；第二，對於形成共識的問題要求寫明是什麼問題、怎麼處理此問題、誰對此問題負責、負何種責任等情況；第三，對於分歧問題也要寫明雙方不同觀點及理由。

㈢ 急急急！誰知道備忘錄的格式怎麼寫在線等答案。不勝感激~~~

備忘錄

一、概述

備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的等級是比較低的，主要用來提醒、督促對方，或就某個問題提出自己的意見或看法。在業務上，它一般用來補充正式文件的不足。它的內容可以分為以下幾項：

書端(Heading);

收文人的姓名、頭銜、地址(Addressee』s Name, Title, Address)；

稱呼(Salutation)；

事因(Subject)；

正文(Body) ；

結束語(Complimentary Close)；

署名(Signature)。

二、注意事項

書端部分包括發文機關的名稱、地址、發文日期，有的還包括電報掛號、電傳號、電話號碼等。許多機關有自己特製的信箋，在寫書端時，其格式和標點符號的使用與一般信件的相同。收文人(或收文單位)的姓名、頭銜、地址一項寫在左上角編號處的下面，其格式與書信的寫法相同。

稱呼從左邊頂格寫起，對一般機關、團體的負責人一般用 Dear Sir， 對政府官員可用 Sir。

「事因」一項目前採用得較少。它可放在稱呼語之前，也可放在其後，前面可加 Re或Docket, Subject。如果此項寫在稱呼語之前，多從左邊的頂格寫起；若放在稱呼語之後，一般寫在信箋正中。它多採用不完整的句子，只需很少幾個詞，甚至一個詞，目的在於使收文人對文中的主要內容一目瞭然，便於及時處理。

正文、結束語和署名等項與一般信件的格式相同。

三、舉例

例1

Directions: Write a memoranm of about 100 words to the student service department and ask them to fix a telephone for each dormitory.

MEMO

August 16,2004

To:The leader of student service department

From: Li Ming

Subject:Telephone

Dear Sir,

I would like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory. As a university student, we need to cope with the daily increasing communications with teachers, friends and people outside the campus.

We need a telephone to get and send message, which is important for us. Though most of us have mobile phones and e-mail address, a telephone in the dormitory is after all the most convenient and cheapest tool of communication. I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.

Regards.

Yours，

Li Ming

*「remind」一詞用法比較多，可以在後面直接接人或賓格，如「提醒我」譯為please remind me.如果提醒某人某事則用remind somebody of something ，也可以在後面加從句，即「remind sb that」，remind還有一個意思為「使想起」同樣用remind…of…的結構，應注意與提醒某事區分。

例2

Directions:You are supposed to write a Memorandom of about 100 words to the leader of the supply section to borrow one more microscope for your biological experiment. It should include:

1) Why you need the microscope.

2) When you need it.

MEMO

August 12,2004

To: Mr. Gates, leader of the supply section

From:Li Ming of the biological laboratory

Subject:Microscope

Dear Sir,

I』m a student of biology department and we are badly in need of an extra microscope in order to improve our experimental work.

Our experiment will start on Friday, so please issue a microscope to us as soon as possible so that we can prepare better for the experiment.

With kind regards.

Yours sincerely,

Li Ming

*這是一封備忘錄，在寫備忘錄的時侯，一定要注意它的格式，尤其要在開頭寫清楚是誰寫給誰來備忘的，用From: To：兩個單詞即可。文中的「badly」是「非常的，迫切的」意思。短語「in order to」同下句的「so that」意思是一樣的即：為了，目的是。不同的是前者後接動詞原型而後者常跟目的狀語從句 ，類似的短語還有「in order that」，用法與「so that」相同。

例3

Directions: If you are the teacher of the students』 Counseloris office: P: steelpes, and you have received a letter for requesting for paid ecation leave from a student. Write him a memo to reply him including details:

1) The result of his requirement.

2) The reason for rejecting.

3)some suggestions

You should write about 100 words.

To: Records Section

From: P/ Steelpes, Career Planning

Subject: Request for Paid Ecation Leave

Date: May 22, 2004

In response to your request for one year of paid ecation leave to take a degree in English literature, I have to inform you that we cannot authorize this leave.

While we appreciate your desire to improve your knowledge, we feel that English literature is not directly related to your present position and to the goals of this organization.

I am aware of your great interest in literature, and I would like to point out that you could gain advantage to apply for leave without pay.

If you need another information on the above, do not hesitate to keep touch with me at any time.

P. Steels

* 首先要注意本篇備忘錄的格式很標准。然後注意這個備忘錄的個別詞的用法，譬如：be aware of 注意到、當心的意思，point out 指出，request for 要求，in response to 反饋。

例4

Directions: You are a supervisor of a big company. The chief of operations wants to adopt the「punch-in」system to increase proctivity. Write a memo to talk about this:

1) Does the 「punch-in」system benefit the company?

2) If the company doesn』t adopt it, what else can we do to increase proctivity.

You should write about 100 words.

To. David Green, Chief of Operations

From: Tony. Party , Supervisor

Subject: Comments on the 「Punch-in」 System

Date: March. 22, 2004

This is further to your memo dated March. 20, 2004, in which you proposed that employees adopt the 「punch-in」 system.

I fully agree with you that we must increase proctivity. As far as your proposal that if the 「punch-in」 system is adopted, we would have a tighter control over the employees is concerned. However, I don』t think so. I personally think that, to accomplish this, we should give the employees more incentives to work faster. I feel that if we ( the supervisors) could meet with you , we could discuss different possiblilities to create such incentiveness.

Your consideration of this suggestion would be appreciated.

Tony Party

* 此篇是對一篇備忘錄的回復。生產主管認為實行打孔考勤制度(「punch-in」system)，有利於增加生產效率。但督察卻不這樣認為。他認為「should give the employees more incentives to work faster」。

例5

Directions: You are a manager of administration office naming Vera. M. Bradford. The board of directors have decided to anew the Fitness Center. Write a memo to tell all the employees that:

1) How long will this project be last for?

2) Welcome the employees to provide suggestions.

You should write about 100 words.

To: Every Employees

From: Brian Aponte

Date: November 18, 2004

Subject: Fitness Center

The board of directors approved the idea for anew Fitness Center at its meeting yesterday.

Work on the Fitness Center will begin right now and should be completed within 90 days. An employee representative from each division will be appointed to determine the type of equipment and programs that will be made available.

We are happy to be able to provide a facility that will contribute to the physical fitness of all our employees. Your representative on the task force will contact you soon for your suggestions about activities and equipment.

Brian Aponte

Administration Office, Manager

* 這是一篇關於公司修建健身中心的備忘錄。備忘錄中說健身中心工作馬上開始而且「completed within 90 days」。而且希望各部門代表與主辦部門聯系，徵求關於活動和設備的意見。

㈣ 合同備忘錄有統一的格式嗎

簽訂和履行國際貿易合同應注意的問題：

• 簽約前的准備工作
• 市場可行性調查
在每筆交易之前，都應當對交易的可行性進行調查，尤其是在做原來沒有做過的產品出口之前，更應當進行市場調查。
調查的主要項目包括：
• 地理、氣候、居民消費習慣
• 例如：中國某公司向西歐出口花生，但需途徑紅海海峽等赤道地區，但並未採取特別冷藏，貨物到港後發現全部變質。
• 又如：許多國家有各種各樣的禁忌，如果不了解，有可能造成退貨。
• 進口國政府管制情況
• 例如：向伊拉克出口貨物需經聯合國頒發許可
• 例如：向正在對中國徵收反傾銷稅的國家出口
• 市場飽和及競爭程度
• 交易成本估算
• 例如：向中東或南美某些國家出口貨物，光使館認證有時就需要數千元
以上這些項目屬於商業范疇，大家對此更有研究，勿需多講。

2 、客戶資信調查
• 「眼見」不一定「為實」
• 例如：有個公司在交易前曾經親自前往客戶當地考察，發現對方辦公場所在高級寫字樓，董事長是中國使館的座上賓，經營網點和加工廠區規模宏大。但交易後對方一直拖欠貨款，經我處進行調查發現：客戶的董事長的確很有實力，但與中方簽約的卻是其在交易前剛剛設立的一個注冊資金規模非常小的企業，根據法律，中方無法向該董事長的其他企業主張權利，只能起訴跟他簽約的企業，使中方的貨款收回沒有任何保障。
• 「名頭大」不一定「實力強」
• 世界各國的公司法律體制千差萬別，不要被對方的「名頭」所迷惑，例如：在美國，注冊一個帶「國際」字頭的公司並不比注冊一家雜貨店更麻煩。
• 另外，在有些國家，注冊資金 1000 萬跟注冊資金 1 萬元區別不大，無須全部認繳到位，注冊時也不一定交納很多的注冊費。
• 還有，實力弱的子公司以實力較強的母公司的名義進行業務，但發生糾紛卻無法追究母公司責任。
• 「打草」未必「驚蛇」
• 有些當事人在採取法律措施之前，害怕通過調查會使對方有所警覺，因此不願意先調查後決定是否採取措施。但實際上，正規的調查機構的調查一方面不會透露委託人是誰，更不透露調查目的；另一方面，調查員更多的是通過其他相關渠道調查得到信息並匯總後出具報告的，不會引起被調查公司的注意。
• 「都說好才是真的好」
• 在國際貿易活動中，如果只從一個渠道了解對手的資信狀況，往往很難保證信息的准確性，尤其是通過對手故意透露給你的渠道。而通過正規的資信調查，則可以通過多種渠道了解該公司的情況。例如：某國外公司曾向中方提交過一份「在某銀行有 7 位數美元存款」的資信證明，中方與該銀行查核結果也確實如此。但經我處通過綜合調查，發現對方根本就是一個皮包公司，其銀行證明是通過欺騙手段得到的。我們的調查渠道一般有： 公司注冊部門，法院訴訟記錄，銀行間往來記錄，房產管理部門，財務統計部門，其主要客戶，當地律師，電話登記部門等，只有各方面均反映良好，才能給予較高的授信額度。
• 我會在這方面的業務
• 國際經貿信息咨詢
• 我會與世界各國的商會有一定的信息溝通渠道，可以了解國外市場情況，政策情況；
• 企業資信調查主要內容
• 企業概況
• 歷史背景
• 股東及出資情況
• 管理人員情況
• 財務狀況
• 銀行往來
• 經營及客戶情況
• 實地考察情況
• 其他重要信息
• 總體評述

3 ）調查類型：
• 與新客戶交易前對其進行調查
• 交易後對客戶進行當前情況調查
• 在決定採取什麼法律措施之前進行調查
• 簽訂合同應注意的問題
• 選擇適當的簽訂合同的方式
• 招投標方式簽訂合同
• 雙方當面簽署的正本合同
• 傳真 / 電子郵件簽署合同
• 定單 / 報價單 + 形式發票 / 確認函等
• 口頭協議
• 盡量使合同條款明確規范，避免口頭協議或簡單協議。
• 如果對方提供格式合同，則應注意其相關條款。
• 合同存檔管理
• 注意留存書面材料，傳真紙不便保存
• 一事一卷，並按時間順序歸檔
• 重要單據復印留卷
• 注意合同正面與背面的關系
• 當前存在的問題：目前，許多單位仍沿用七、八十年代的格式合同，分正反面。正面一般為商務條款，背面為一般條款，我們的格式合同的背面條款一般對我方有利，包括不可抗力、異議索賠、法律適用等條款。但在傳真簽署合同時，許多業務員出於費用和時間上的考慮，往往只傳正面不傳反面，造成我方很難利用背面條款保護自身利益。
• 處理方式：
• 簽署正本合同
• 兩面都傳真並要求簽字回傳
• 明確「其他條款見背面」
• 改成單面合同
• 合同條款
• 合同的首部應填寫完整
• 名稱要寫規范，不要出現筆誤
其中包括中方和外方名稱。
• 地址要寫明，不能光寫電話傳真
否則，出現仲裁或訴訟時，不能送達文件，影響程序。
• 貨物描述及規格要明確完整
• 規格、數量要寫明，以免發生爭議
• 交易前寄小樣的，也盡量依規格成交，避免依樣品成交。
• 若必須依樣品成交的，則應封樣留存，以備檢驗；
• 選擇適當的價格術語
術語作用：確定責任、風險、費用的分擔
常用術語： FOB CIF CFR

FOB 術語應注意的問題：
• 裝船後，應及時通知買方，否則應承擔責任。例如：中國某公司裝貨後沒有及時通知買方，致使買方未能辦理保險船已開航，後來在運輸途中發生保險事故，買方遭受損失

CIF 術語應注意的問題：
• CIF 也是裝運港交貨，風險轉移
• CIF 目的港要明確，以確定運費成本，否則會造成麻煩或者增加費用，例如：某中國公司與巴西某公司約定價格條款為「 CIF 瑪瑙斯」，但辦理運輸時才發現瑪瑙斯並非海港，而是巴西內陸河港，最終中方不得不按合同辦理有關手續，並運到該河港，增加了大量費用。再如，美國有兩個「波特蘭港」，一個在東海岸，一個在西海岸，運費相差懸殊，在國際上類似情況很多。
• 慎重確定運輸方式和裝運期限
• 運輸方式除與交易成本有關外，還與收匯風險有很大關系，一般來講，空運方式對收匯風險較大，容易出現貨款兩空，因為空運單不是物權憑證，客戶往往無須贖單後再提貨。
• 裝運期限一旦確定，應當嚴格遵守；若實在無法辦到，則應與買方協商更改裝船日期。
• 採取有保障的收匯方式
• 預付 對賣方最保險，但買方難以接受
• 銀行信用證
• 銀行信譽，比較保險
• 但是，信用證欺詐也是比較常見情形，涉及問題也較多，如果需要，將來可專門就信用證做專題講座。
• 銀行托收
• 屬於一種商業信譽，無論是國內托收行，還是國外的代收行，都只是提供一種服務，而不承擔第一付款責任。
• 要注意防止國外代收行與客戶惡意串通的情形。我們就曾經處理過類似案件，客戶指定代收行， D/P 即期付款條件，賣方通過中行把單據寄給買方指定的代收行，代收行在沒有收到貨款的情況下將單據放給客戶提貨。根據法律關系，中方與代收行沒有合同關系，不能直接向國外銀行主張權利；中方與國內銀行屬於委託代理關系，但國內銀行也沒有過錯，其可以免責，因此，給對方客戶以借機討價還價的機會。
• 檢驗條款
• CIQ 檢驗
• 生產商自行檢驗
• 國外公正檢驗機構檢驗
• 買方檢驗（客檢條款）
• 這涉及到將來一旦發生爭議的舉證責任，如約定 CIQ 檢驗作為最終確定貨物質量依據，則一方拿出商檢證後，其證據效力非常強。
• 盡量避免貨到檢驗和買方檢驗條款，這樣會給對方以質量瑕疵為借口拒付的機會。
• 仲裁條款
• 示範條款
凡因本合同引起的或與本合同有關的任何爭議，均應提交中國國際經濟貿易仲裁委員會，按照申請仲裁時現行有效的仲裁規則進行仲裁。仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力。
• 盡量寫在正面
• 異議索賠條款
• 索賠受理范圍：屬於承運人或保險公司負責范圍的索賠不予受理。
• 索賠依據：經雙方同意的權威檢驗機構的檢驗報告索賠。
• 索賠期限：貨到目的港後 30 日內
• 索賠方式：書面索賠
• 法律適用、文本及其他條款
• 履行國際貿易合同過程中應注意的問題
• 審核信用證和繕制單據
• 祛除「軟條款」，如客檢證明
• 信用證要求的特別聲明，如法律管轄
• 單證一致、單單一致
• 備貨、包裝
• 買方指定原料供應商時，防止上當受騙
例如：美國某客商向國內某公司下服裝定單，並指明要求使用某韓國公司布料，結果中方加工生產後，美國公司以某種借口取消合同。經我們調查發現，原來美國公司與該韓國公司串通，目的就是為其銷售積壓的布料。
• 國內收購貨物出口的，裝貨前要查驗
我們處理的國外質量索賠案件中，有為數不少的情況是國內供貨商的產品的確有質量問題，而且裝貨時外貿公司業務員並不親自到工廠監督裝貨，更不用說監督生產了。這樣貨物發出去後，引起外商索賠，不但造成損失，而且會丟失客戶。因此，外貿公司一定要把好國內供貨商這一關，盡量把問題解決在國內。
• 注意包裝
在我們處理的質量索賠爭議中，大概有 60% 是因為包裝問題引起的，有的因為包裝不好而限制在進口國銷售（主要是食品類）；有的因為包裝不好而使貨物受損。因此，無論是自產貨物，還是外購貨物，均要高度注意產品包裝問題。
• 處理好與貨代、船公司的關系
• 與貨代訂立書面合同，減少口頭協議
• 買方指定規模較小的船公司時，防止兩者串通
• 船公司無單放貨後，賣方向誰主張權利
• 向船公司索賠
• 向買方索賠
• 處理好與保險公司的關系
• 注意留存保險合同及單據
• 注意保險公司的特別聲明
• 免責條款。
• 如何辦理索賠手續。
• 如何應對買方提出的質量異議
• 不要輕易承諾和答復
例如：本來合同中訂立買方索賠需提供賣方同意的檢驗機構的檢驗報告，但買方收到貨物後來函提出有質量問題，並說明正由 XX 機構檢驗。業務員馬上回函說：等檢驗結果出來後再做研究。這樣等於雙方協商變更了檢驗條款，在將來的仲裁中非常被動。
• 不要因為是老客戶就不敢拒絕
• 按照異議索賠條款逐項對照外方索賠
不輕易答復並不是不及時答復，對於外方的索賠，首先是查找合同，逐項對照。
• 應及時咨詢律師，盡早介入
• 如何應對買方拖欠貨款
• 貨到目的港後買方拒提貨物，並提出無理要求
• 買方未結上批貨物款，又要求繼續發貨的
• 以貨物積壓、質量瑕疵、交貨遲延、資金不足、市場變動等借口拒付或拖延支付貨款的
• 給予對方寬限時要簽訂備忘錄或者書面協議，並且在還款協議中加上一些附加條款。如違約罰金條款，直接仲裁條款，擔保條款等。
• 及早採取法律措施：敦促和協調、仲裁、訴訟
• 注意有關法律時效
• 買方向賣方提出質量異議時效 合同規定
• 向承運人提出書面異議的時效 提單規定
• 發生保險事故通知保險公司時效 保單規定
• 向承運人的損害賠償請求權的訴訟時效 1 年
• 承運人賠償後向第三人追償的時效 90 天
• 國際貿易合同訴訟時效 4 年
• 向保險公司索賠的訴訟時效 2 年
• 訴訟時效的中斷、中止

另外，在國際貿易合同中還應注意以下法律方面的條款：

①違約金條款：違約金條款第一不要遺漏，第二要全面，第三幅度可以高,但不要太高，因為太高導致條款無效，等於讓裁判庭自己決定。

②商檢條款：商檢證書是買賣雙方結算、計算關稅、判斷是非辦理索賠的依據。合同應對檢驗標准、檢驗期限、憑封單檢驗還是憑現狀檢驗，以及對標的物質量和數量提出異議和答復的期限做出明確規定，以免進口商拖延不決。

③不可抗力條款：最好在國際合同中盡量列舉不可抗力的具體范圍、證明條件、通知期限，這可以避免進口商找借口不付款。

④爭議解決方式條款：由於國外執行難等許多原因，最好約定仲裁條款。條款表述要規范，不能模稜兩可造成麻煩。如「凡因本合同所發生的一切爭議，均提交中國國際經濟貿易仲裁委員會按照其規則裁決。一裁終局，裁決對雙方具有法律約束力」。

⑤法律適用條款：對我國不熟悉國際條約和外國法律的人士來說，應盡量爭取適用中國法解決爭議。

⑥合同文字及其效力條款：合同最好約定以哪種文字為准，尤其是買賣設備等內容復雜的合同。合同還可以約定合同生效的條件，如交付定金後生效等有利條款。

(7)防止侵犯外國專利權。因為目前我國出現較多此類糾紛，要注意避免侵權帶來的收匯風險，對來樣加工、設備出口等明確法律責任。

(8)可以規定「貨物所有權保留」條款。在不影響正常貿易情況下，約定在進口方尚未付清全部貨款之前，貨物仍由出口商所有。